1年半〜2年前
学校または、旅行社より仮予約(予約確認後回答)仮予約から3週間以内
学校または、旅行社より正式決定通知(決定通知書記入後返信)決定より1年前
下見依頼書(任意・下見積依頼書送信内容打ち合わせ)
民家訪問2,3軒3ヶ月前
クラス別男女参加人数及び工程表提出(民家割調整)
アレルギー等、特別配慮が必要な生徒は前もっての相談2ヶ月前
旅行社へ民家割振り及びアレルギーフォーマット提出1ヶ月前
旅行社よりフォーマット記入後、名簿及びアレルギー返信3週間前
アレルギー等、生徒情報詳細打ち合わせ2週間〜1週間前
アレルギー等、生徒情報詳細提出、名簿最終調整1週間〜前日まで
旅行社と事業部最終調整(受け入れ民家受け入れ説明会資料配布)当日
生徒受け入れ・対面式(引率者対応打ち合わせ)〜夜間待機